Back To Top

22 април, 2021 | Актуелности

ЕФЕКТИВНО ДЕЛЕГИРАЊЕ

Добро познато правило е дека многу работи можеме да направиме сами. Но, сигурно е дека со нечија помош можеме да направиме уште повеќе. Една од можните алатки за управување со времето е дефинитивно делегирањето. Што претставува делегација? Пренесување на задачи и овластување на примателите кои ќе бидат одговорни за нивното извршување. Тоа е специфичен процес на постигнување резултати преку напор и работа на други луѓе.

Делегирањето е една од најважните менаџерски вештини, за која секој менаџер мора да биде свесен, и на која постојано треба да се работи на јакнење и подобрување. Делегирањето е еден од основните фактори на ефективно лидерство. Од друга страна, делегирањето позитивно влијае и на оние на кои им се делегира работата. Луѓето ќе се чувствуваат позадоволни, мотивирани и ќе бидат повеќе проактивни.

Кои се придобивките од делегирањето?

• заштеда на време;
• олеснување и повеќе време за приоритети и важни задачи;
• зголемување на капацитетот и перформансите;
• мотивирање на соработници (чувство за поголема вредност);
• подобро решавање на проблемите (одлуките се донесуваат на сите нивоа).

Многу менаџери, особено неискусни и несигурни, не секогаш ја користат оваа алатка за управување со времето. Во повеќето случаи, менаџерите сметаат дека недостатокот на обука и мотивација на нивните подредени е сериозна пречка за одлуката за делегирање на целата или дел од работата.

Кои се причините за неделегирање?

• Јас (менаџерот) сум единствената личност која знае како да го стори тоа;
• Јас (менаџерот) можам да го направам тоа подобро од било кој друг;
• Немам кому да делегирам;
• Немам доволно време да покажам како го правам тоа;
• Не успеа минатиот пат, па нема ни овој.

За да успее делегирањето како процес на управување, мора да се исполнат одредени услови.

Кои се условите за успешно делегирање?

• Бидете подготвени за делегирање – САКАМ;
• Вештини за делегирање – ЗНАМ;
– што можете да делегирате;
– кој од подредените ќе знае како да го направи тоа најдобро;
– овластувања;
– време кога треба да се заврши некоја работа;
– утврдување на термин за проверка (контрола на работата на соработниците);
– делегирање на вистинските луѓе на вистинските задачи.

За да успее делегирањето како процес на управување, потребни ни се правила за делегирање.

Кои се клучните правила за делегирање?

• Кои специфични задачи треба да се делегираат?;
• Што треба да биде содржина на делегацијата?;
• Кое лице ќе ја креира содржината на делегацијата?;
• Може ли засегнатото лице да го стори тоа без обука или не?;
• Зошто ќе го стори тоа, дали е мотивиран или не?;
• Како треба да се изврши задачата (упатства и квалитет)?;
• До кога треба да се сработи (рок)?;
• Кога да се пристапи кон проверка на задачата?

Не можат да се делегираат сите работни задачи во организацијата, постојат одредени видови на работи што се делегираат и што заштедуваат најмногу време.

Кои задачи треба да се делегираат?

• рутински активности (подготовка на податоци за извештај, фотокопирање и сортирање на документи, внесување податоци, информации и сл.);
• работи кои не се дел од Вашата суштинска одговорност (испораки, одржување на опрема, регулаторна усогласеност, итн.);
• работни задачи кои другите можат да ги направат подобро, побрзо и поефикасно од вас;
• работни задачи кои претпоставените не ги знаат најдобро, а подредените можат да ги направат поуспешно;
• работни задачи во кои претпоставените не уживаат;
• работни задачи за кои е потребна енергија и време, а претпоставените не можат доволно да им се посветат.

Постојат бројни работни задачи во организацијата кои не можат да бидат делегирани.

Кои работни задачи не се делегираат?

• Дисциплински мерки;
• Решавање на кризни ситуации;
• Работни задачи што можат да бидат изоставени, затоа нема потреба да ги правите.
• Задачи од особено значење;
• Задачи со висок ризик;
• Невообичаени, исклучителни случаи;
• Актуелни, итни работи што не оставаат време за повторно проверување;
• Задачи од строго доверлив карактер.

За да успее делегацијата, треба да се направат три клучни чекори.

Кои се клучните чекори во делегирањето?

• Прикажување на работната задача;
• Бидете расположени за совет и водство додека ги делегирате работните задачи;
• Евалуација.

Како да се делегира?

направете план за делегирање: немојте да давате задачи од око, туку нека тоа биде врз основа на претходно спроведена анализа и проценка на оние на кои ќе им биде пренесена работната задача. Не секогаш давајте задачи на најспособните, најискусните или оние на кои први ќе наидете во ходникот;

• издвојте време за обука на вработените. На краток рок, ова изгледа како губење време, но на долг рок, обезбедувате зголемена продуктивност;

• најдобро е работникот сам да повтори што треба да прави и кога треба да го стори тоа?

делегирајте цели, а не постапки. Кажете им колку е важна таа задача во споредба со другите задачи.

давање упатства: кога ќе завршите со давање упатства, прашајте ги „Дали има нешто друго да објасниме?“;

делегирање на одговорности и овластувања; делегирање на одговорности без делегирање на овластување е само илузија;

верувајте им на луѓето: верувајте дека им оди добро, не гледајте ги зад грб и не ги проверувајте постојано ако тие не го побарале тоа од Вас;

обезбедете повратни информации; за да вработените не се чувствуваат напуштено;

повратни информации; Дајте повратна информација на крајот од работата. Наградете ги вработените според нивната заслуга.

Менаџер кој делегира максимално, си олеснува себеси, а воедно им обезбедува на вработените единствена можност, побрз напредок и развој на кариера.

Не сите менаџери делегираат, тука постојат одредени индикатори.

Кои се индикаторите за неделегирање од страна на менаџерите?

  • Работи побрзо од подредените;
  • Тој ја носи работата дома;
  • Тој секогаш има “полни раце работа“;
  • Постојано е под притисок на рокови;
  • Извршува рутинска или техничка работа;
  • Постојано чувствува притисок и стрес;
  • Донесува најголем дел или сите одлуки;
  • Издвојува премалку време за основните раководни функции;
  • Подредените мора да побараат одобрување од менаџерот пред да преземат нешто.

Во процесот на делегирање, постојат одредени пречки кои се однесуваат на претпоставените, подредените и самата организација. Фактот дека делегирањето честопати е неуспешно, дури и кога е широко прифатено како важно, е јасен показател за тоа колку е тешко да се надминат пречките. Стравот за својата позиција, стравот од ризик, недостатокот на самодоверба, неможноста да му доверите на некој друг задача за која сте одговорни, се најдобри примери.

Кои се бариерите поврзани со претпоставените?

  • Чувство на вина кога работата е пренесена на некој друг;
  • Претпоставените мислат дека можат да завршат која било работа подобро од подредените;
  • Не разбирање на раководните улоги (тие мислат дека треба сè да направат сами);
  • Страв од покажување на сопствените недостатоци и слабости;
  • Страв од губење контрола;
  • Страв да бидат заменети;
  • Многу претпоставени сакаат доминација;
  • Многу претпоставени мислат дека се незаменливи;
  • Недостаток на комуникација помеѓу подредените и претпоставените;
  • Недостаток на доверба во соработниците.

Кои се бариерите поврзани со подредените?

  • Подредените сметаат дека е полесно да побараат од шефот да реши одреден проблем, отколку да преземат акција и одговорност за извршување на работа;
  • Неподготвеност да преземе авторитет и одговорност;
  • Страв од можни грешки или неуспеси;
  • Недостаток на знаење и вештини за доверените задачи,
  • Подредените сметаат дека имаат многу работа и не се подготвени да преземат нови одговорности;
  • Недостаток на соодветни информации за решавање задачи.
  • Лоши меѓучовечки односи (недостаток на взаемна доверба и почит);

Кои се бариерите поврзани со организацијата?

  • Недостаток на луѓе;
  • Лоша образовна структура за делегирање;
  • Недостаток на комуникација;
  • Автократски стил на лидерство;
  • Организациска конфузија, удвојување на авторитет.

Како да се отстранат пречките при делегирање?

  • Развивање комуникација помеѓу претпоставените и подредените;
  • Применувајте го принципот на еднаквост така што претпоставениот мора да делегира доволно овластувања на подредените кои презеле одговорност за решавање на проблемот;
  • Развивање мотивација за делегирани работни задачи преку зголемување на платите, давање други видови награди и сл.

ПОВРЗАНИ СТАТИИ