Во современи деловни услови, се јавуваат голем број проблеми и барања во организациите, чие решавање бара интердисциплинарно знаење и стручно ангажирање на експерти од различни профили од организацијата или надвор од неа. Овие проблеми можат да бидат различни, како на пример:
- жалби на клиенти за квалитетот на производите-услугите;
- изјава за слабо завршена работа;
- воведување на нова програма за производство;
- подобрување на квалитетот;
- воведување на нови технологии;
- решавање на еколошки проблеми и слично.
Овие проблеми не може да ги реши една личност, без оглед какво знаење, вештини и искуство има. Овие проблеми бараат тимска работа, доколку организацијата и нејзиниот менаџмент сакаат да го зачуваат и подобрат конкурентскиот и деловниот успех на организацијата. Во големите компании на Запад е незамисливо да се работи без тимска работа, а таа работа е обележана со процес на управување со квалитетот, што подразбира поголем број луѓе, различно знаење и степен на одговорност да учествуваат во тој процес, така што сите потенцијални учесници се оптимално искористени.
Со преминот на нашата земја кон деловни услови на пазарот, во поголемите деловни системи се повеќе се приближуваме кон тимска работа.
Што е тим?
Тимот е посебен вид на група во организација формирана со специфична цел и задача. Секој тим е група, но не секоја група е тим. Под група во организација подразбираме група на луѓе кои се меѓусебно поврзани со заедничка цел и интерес, меѓу кои постои заедничка интеракција.
Во организацијата има многу групи, од кои најважни се формалните и неформалните групи.
Кои се формалните групи?
Под формални групи подразбираме форма на социјални групи кои се јасно видливи, хиерархиски организирани, законски регулирани (легализирани) со утврдени задачи, цели и функции што ги извршуваат. Пример за формални групи во организацијата: основна организација на синдикати, управен одбор, комисии, тимови, дирекции и други.
Што е неформална група?
Ова е дел од организацијата што не е законски регулиран, но de facto постои и делува во организацијата, изразувајќи се како група на „сонародници“, „пријатели“ и слично.
Основата за нивното појавување е првенствено личен интерес, иако може да биде интерес на еден од менаџерите на организацијата, ако тоа е негов личен интерес што тој сака да го постигне преку неформална група. Неформална група е редовен придружник на формална организација.
Кој го формира тимот?
Тимовите ги формира компетентно раководство на организацијата или дел од организацијата за решавање на одредени проблеми со цел организацијата да ги зачува или подобри своите конкурентни и деловни успеси. Треба да се запомни дека формирањето тим не ја прекинува одговорноста на раководството за решавање на проблемите во организацијата. На тимот му е даден специфичен, оперативен дел од работата и има ограничена одговорност, а раководството останува одговорно за решавање на проблемот како целина.
Тимовите се пронајдок на западната деловна филозофија и се ефикасна алатка за решавање проблеми, но само доколку тимската работа се управува на професионален начин. Вистинска вештина и успех е да се изгради добар тим што го опфаќа целиот бизнис и овозможува успех во реализацијата на целите на организацијата.
Тимовите можат да извршуваат различни работи. Тие можат да создадат производ, да обезбедат услуги, да преговараат за договор, да го испитаат пазарот, да координираат проекти, да понудат совети и да носат одлуки. Тимовите се пофлексибилни и подобро реагираат на промени отколку традиционалните оддели или други групи.
Раководителот, телото што го формира тимот, треба да има јасни причини зошто го формира тимот (воведување на нова производна програма, нови технологии, подобрување на квалитетот на производот, итн.). За таа цел, треба да дефинира:
– со што конкретно ќе се занимава тимот (задачи и цели);
– период на работа на тимот (рокови, фази на работа);
– број на членови на тимот;
– работа што тимот треба да ја заврши;
– го мери ефектот на тимската работа.
При формирање и организирање тим, најтешкиот дел од работата е избор на вистински членови за вистински места во тимот, а успехот во реализацијата на доверената задача во голема мера зависи од тој избор. За да може успешно да се формира тим, мора да се започне од профилот на квалификациите, од профилот на потребните способности и на крај од карактеристиките на личноста. Во нашата традиција, најчесто се води сметка за изборот на членови на тимот – каква диплома има, што е еднострано разбирање, при тоа игнорирајќи бројни други критериуми.
Поради тоа, честопати се случува тимовите да не функционираат на очекуваниот начин и како такви да се распаѓаат, а работата останува недовршена. Не може да се формира идеален тим. Колку повеќе критериуми за избор има, толку е потесна можноста за правилен избор. Ова не значи дека треба да се отфрлат критериумите и да се пристапи кон избор од „око“, што е најлошото решение. Тежината на критериумите треба да се утврди врз основа на анализата и барањата за работа што му се доверени на тимот.
Општи критериуми за избор на членови на тимот во организацијата:
- потребно техничко знаење и експертиза;
- искуство во тимска работа;
- способност за комуникација;
- професионално искуство;
- подготвеност да прифати одговорност;
- соодветни квалификации;
- психо-физичка способност.
Со цел надлежното тело да формира тим, потребно е да се создаде доверба меѓу членовите кои треба да бидат дел од тимот. Лидерот (водач на тимот) ја има главната улога во создавањето доверба. Водачот на тимот може да биде назначен од надлежен менаџер или раководно тело, или пак може да биде избран од членовите на тимот. Кога станува збор за критериумите за избор на водач, покрај основните што се однесуваат на изборот на членови на тимот, водачот треба да има:
- менаџерски вештини (координација, комуникација, донесување одлуки, прифаќање на ризик и одговорност);
- професионално знаење, способности и вештини;
- посебни способности и вештини за работа со луѓе.
Во случај лидерот да биде избран од самите членови на тимот, тие се одлучуваат за оној кого го гледаат како:
- еден од нив;
- како повеќето од нив;
- најдобриот од нив.
Ова значи дека разликите помеѓу раководството и членството во тимот не смеат да бидат големи во однос на интелигенцијата, начинот на размислување, вредностите, образованието и слично. Но, сепак лидерот мора да биде најдобар од сите, со цел да се обезбеди потребниот авторитет. Лидерот е несомнено фактор на идентификација, инструмент за исполнување на целите на групата.
Лидерот е централна фигура во тимот. Тој извршува голем број улоги како што се: извршно тело, стратег, планер, идеолог, експерт, организатор, контролор, арбитер… Повеќето од овие улоги мора да бидат пренесени на тимот, а за функционирањето на тимот како целина е одговорен целиот тим. Улогата на лидер во тим е често аналогна на улогите на лидер и менаџер во формалните организации.
Основни задачи на водач на тимот
- лидерот со соработниците развива стандарди за работа и однесување на членовите на тимот;
- ги слуша своите соработници за проблемите со кои се соочуваат, како и идеите и предлозите што ги даваат;
- ги мотивира членовите на тимот да бидат активно вклучени во изнаоѓање нови методи за постигнување на поставените цели;
- постојано ја подобрува работната клима во тимот, дозволувајќи им на членовите на тимот да решаваат проблеми што се појавуваат;
Лидер е оној кој ги охрабрува членовите на тимот за претстојните задачи и со тоа ја зголемува нивната самосвест. Поединците е потребно да ги испитаат своите претходни однесувања – без разлика дали биле добри или лоши, дали биле во интерес на организацијата или нивните интереси, и на тој начин индивидуалните членови на тимот доаѓаат до јасна свест за влијанието на нивното однесување врз останатите членови на групата.
Покрај самосвеста, потребно е да се развие и свеста за другите. Општо е познато дека членовите на групата се сосема различни едни од други. Неопходно е водачот на тимот да ги научи членовите на тимот да ја почитуваат различноста. Потребно е членовите на тимот да бидат добри соработници, а оваа соработка и меѓусебно почитување на различностите создаваат клима на почит во тимот, што е предуслов за успех во извршувањето на задачите. Затоа, самосвеста, свеста за другите и почитувањето на различноста се неопходни услови за стабилна и ефикасна тимска работа.